POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. PRÉAMBULE
2. OBJET
3. CADRE NORMATIF
4. DÉFINITIONS
5. CHAMP D’APPLICATION
6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
   1. Collecte
   2. Utilisation
   3. Communication
   4. Conservation
   5. Destruction et anonymisation
7. REGISTRES
8. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
9. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
10. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
11. TRAITEMENT DES PLAINTES
12. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
14. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
15. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
16. MISE À JOUR
17. ENTRÉE EN VIGUEUR

PRÉAMBULE

Dans le cadre de ses activités et de sa mission, AR&VR Conseils s.e.n.c. (le «Cabinet») traite des renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site web, de ses clients et de ses employés. À ce titre, elle reconnait l’importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu’elle détient.

Afin de s’acquitter de ses obligations en la matière, le Cabinet s’est doté de la présente Politique. Celle-ci énonce les principes-cadres applicables à la protection des renseignements personnels que le Cabinet détient tout au long du cycle de vie de ceux-ci et aux droits des personnes concernées.

La protection des renseignements personnels détenus par le Cabinet incombe à toute personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protection des renseignements personnels inhérents à l’exercice de ses fonctions ou qui découlent de sa relation avec le Cabinet.

OBJET

La présente Politique :

• énonce les principes encadrant la gouvernance du Cabinet à l’égard des renseignements personnels tout au long du Cycle de vie et de l’exercice des droits des Personnes concernées;
• prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
• définit les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels au Cabinet;
• décrit les activités de formation et de sensibilisation que le Cabinet offre à son personnel.

CADRE NORMATIF

La présente Politique s’inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). Conformément à cette Loi, la présente Politique est accessible via le site web du Cabinet.

DÉFINITIONS

Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :

« CAI » : la Commission d’Accès à l’Information du Québec.

« Comité » : le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels du Cabinet.

« Cycle de vie » : l’ensemble des étapes visant le traitement d’un renseignement personnel soit la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de celui-ci.

« Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » ou « ÉFVP » : la démarche préventive qui vise à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui entraîneraient des conséquences positives et négatives sur le respect de la vie privée des Personnes concernées.

« Incident de confidentialité » : désigne toute consultation, utilisation ou communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement.

« Loi » : désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25)

« Personne concernée » : désigne une personne physique à qui se rapportent les Renseignements personnels.

« Renseignement personnel » : désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ‒ soit par le recours à cette seule information ‒ ou indirectement ‒ soit par combinaison avec d’autres informations.

« Responsable de l’accès aux documents » ou « RAD » : désigne la personne qui, au sein du Cabinet, exerce cette fonction et qui doit répondre aux demandes d’accès aux documents selon la Loi.

« Renseignement personnel sensible » : désigne tout renseignement personnel qui ‒ par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière dont il est utilisé ou communiqué ‒ suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

« Responsable de la protection des renseignements personnels » ou « RPRP » : désigne la personne qui, au sein du Cabinet, exerce cette fonction et veille à y assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi concernant la protection des renseignements personnels.

CHAMP D’APPLICATION

La présente Politique s’applique aux renseignements personnels détenus par le Cabinet et à toute personne qui traite des renseignements personnels que le Cabinet détient.

TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La protection des renseignements personnels est assurée tout au long du Cycle de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.

Collecte

6.1.1 Le Cabinet ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des renseignements personnels, le Cabinet détermine les fins du traitement. Le Cabinet ne recueille que les renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées.

6.1.2 La collecte de renseignements personnels se fait uniquement auprès de la personne concernée ou auprès de son mandataire ou de son assistant.

1. Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, le Cabinet informe les personnes concernées, notamment, des fins et des modalités de traitement des renseignements personnels et des droits quant à ces renseignements, par exemple, au moyen d’une Politique de confidentialité ou d’un avis.
2. Lorsque la Loi exige l’obtention d’un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.

Utilisation

1. Le Cabinet n’utilise les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis. Cependant, le Cabinet peut modifier ces fins si la personne concernée y consent préalablement.
2. Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le consentement de la personne concernée, dans l’un ou l’autre des cas suivants :

1. 1. lorsque l’utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les renseignements ont été recueillis;
   2. lorsque l’utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
   3. lorsque l’utilisation est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi;
   4. lorsque l’utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et que les renseignements sont dépersonnalisés.
2.  
3. Lorsqu’elle utilise les renseignements personnels à des fins secondaires dans l’un des trois premiers cas de figure énumérés à l’article 6.2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle utilisation au registre prévu à cet effet, tel que décrit à l’article 7.1.1.
4. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu’un traitement de renseignements personnels est jugé plus à risque pour les Personnes concernées, le Cabinet entreprend une ÉFVP en vertu de l’article 8 des présentes, afin de mitiger les risques identifiés.
5. Le Cabinet établit et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels qu’elle recueille, utilise et communique. Cet inventaire contient minimalement:

• les catégories de renseignements qu’il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de gestion de chaque fichier;
• la provenance des renseignements versés à chaque fichier;
• les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à chaque fichier;
• les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l’exercice des fonctions;
• les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels.

Communication

1. Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, le Cabinet ne peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque des renseignements personnels sensibles sont en cause.
2. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d’un mandat ou d’un contrat de services ou pour l’exécution d’un mandat, le Cabinet doit conclure une entente avec le fournisseur de services ou le mandataire qui comprend les dispositions contractuelles types du Cabinet.
3. Lorsque les renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors Québec, le Cabinet procède à une ÉFVP conformément à l’article 8 des présentes. Une communication à des tiers est consignée au registre à prévu cet effet.

Conservation

1. Le Cabinet prend toutes les mesures raisonnables afin que les renseignements personnels qu’elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
2. Le Cabinet conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaires pour mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de conservation.

Destruction et anonymisation

1. Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés (dépersonnalisés), sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de gestion des documents du Cabinet.

REGISTRES

1. Conformément à la Loi, le Cabinet tient à jour les registres suivants :

• Registre des communications de renseignements personnels sans le consentement d’une personne concernée dans les cas suivants :

• • lorsque le Cabinet communique l’identité d’une personne concernée à une personne ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements déjà colligés par ces derniers;
  • lorsque le Cabinet communique des renseignements personnels nécessaires à l’application d’une loi au Québec, que cette communication soit ou non expressément prévue par la loi;
  • lorsque le Cabinet communique des renseignements personnels nécessaires à l’application d’une convention collective, d’un décret, d’une ordonnance, d’une directive ou d’un règlement qui établit les conditions de travail;
  • lorsque le Cabinet communique des renseignements personnels à un mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d’un mandat ou d’un contrat de services;
  • lorsque le Cabinet communique des renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de statistique;
  • après avoir effectué une ÉFVP, lorsque le Cabinet communique des renseignements personnels dans les cas visés par l’article 68.
• Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend :

• • la nature ou le type de renseignement communiqué;
  • la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication;
  • la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le cas échéant, qu’il s’agit d’une communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec;
  • la raison justifiant cette communication.
• Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l’exercice des fonctions ou de la mise en œuvre d’un programme d’un organisme public avec lequel le Cabinet collabore pour la prestation de services ou la réalisation d’une mission commune. Un tel registre comprend:

• • le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis;
  • l’identification du programme ou de l’attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires;
  • la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission;
  • la nature ou le type de renseignements recueillis;
  • la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
  • la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux renseignements.
• Registre des utilisations de renseignements personnels au sein du Cabinet à d’autres fins et sans le consentement de la personne concernée lorsque cette utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, qu’elle est clairement à l’avantage de la personne concernée ou qu’elle est nécessaire à l’application d’une loi au Québec. Un tel registre comprend :

• • • la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 de la Loi permettant l’utilisation, c’est-à-dire la base juridique applicable;
    • dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1 de la Loi, la disposition législative qui rend nécessaire l’utilisation du renseignement;
    • la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l’utilisation indiquée.
  • Registre des communications d’information concernant un Incident de confidentialité à une personne ou à un organisme susceptible de réduire le risque de préjudice grave associé à un Incident de confidentialité.
  • Registre des incidents de confidentialité. Un tel registre comprend :

     

    • une description des renseignements personnels visés par l’incident ou, si cette information n’est pas connue, la raison justifiant l’impossibilité de fournir une telle description;
    • une brève description des circonstances de l’incident;
    • la date ou la période où l’incident a eu lieu ou, si cette dernière n’est pas connue, une approximation de cette période;
    • la date ou la période au cours de laquelle l’organisation a pris connaissance de l’incident;
    • le nombre de Personnes concernées par l’incident ou, s’il n’est pas connu, une approximation de ce nombre;
    • une description des éléments qui amènent l’organisation à conclure qu’il existe ou non un risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux Personnes concernées, telles que la sensibilité des renseignements personnels concernés, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées de l’utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables;
    • si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, les dates de transmission des avis à la CAI et aux personnes concernées, en application du deuxième alinéa de l’article 63.8 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, de même qu’une mention indiquant si des avis publics ont été donnés par l’organisation et la raison pour laquelle ils l’ont été, le cas échéant;
    • une brève description des mesures prises par l’organisation, à la suite de la survenance de l’incident, afin de diminuer les risques qu’un préjudice soit causé.

ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

1. Le Cabinet réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants de renseignements personnels :

    

   • avant d’entreprendre un projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels;
   • avant de recueillir des renseignements personnels nécessaires à l’exercice des attributions ou à la mise en œuvre d’un programme d’un organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d’une mission commune;
   • avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des Personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques;
   • lorsqu’elle entend communiquer des renseignements personnels, sans consentement des personnes concernées, conformément à l’article 68 de la Loi sur l’accès;
   • lorsqu’elle entend communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec le soin de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte.
2. En effectuant une ÉFVP, le Cabinet tient compte de la sensibilité des renseignements personnels à être traités, des fins du utilisation, du quantité, du distribution et du support, ainsi que de la proportionnalité des mesures proposées pour protéger les renseignements personnels.
3. De plus, lorsque les renseignements personnels sont communiqués à l’extérieur du Québec, le Cabinet s’assure que ceux-ci bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.
4. La réalisation d’une ÉFVP sert à démontrer que le Cabinet a respecté toutes les obligations en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.

ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Des chercheurs peuvent demander l’accès à des renseignements personnels à des fins de recherche. Une telle demande doit être soumise au responsable de la protection des renseignements personnels du Cabinet.
2. Lorsque l’ÉFVP conclut que des renseignements personnels peuvent être communiqués à cette fin, le Cabinet doit conclure une entente avec les chercheurs qui contient les dispositions contractuelles types du Cabinet et toute mesure supplémentaire identifiée dans l’ÉFVP.

DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

1. Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne concernée dont les renseignements personnels sont détenus par le Cabinet dispose notamment des droits suivants :

    

   • • le droit d’accéder aux renseignements personnels détenus par le Cabinet et d’en obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non électronique;
   • à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un renseignement personnel informatisé recueilli auprès d’une personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d’un renseignement personnel la concernant lui est communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa demande. Ce renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement;

      

   • le droit de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par le Cabinet;
   • le droit d’être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé.
2. Bien que le droit d’accès puisse être exercé en tout temps, l’accès aux documents contenant ces renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi.
3. Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être consultés sur place ou être accessibles d’une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas échéant, le Cabinet informe la personne concernée de l’obligation de payer des frais avant de traiter sa demande.
4.  Les demandes d’accès aux renseignements personnels par les personnes concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
5. Les demandes d’accès aux renseignements personnels sensibles doivent être faites par écrit et recevront une réponse écrite.
6. Les demandes d’accès aux renseignements personnels doivent être suffisamment précises pour permettre au RPRP de localiser lesdits renseignements personnels. Le droit d’accès ne s’applique qu’aux renseignements personnels existants.

TRAITEMENT DES PLAINTES

11.1 Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels du Cabinet ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les renseignements personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai de 30 jours.

SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Le Cabinet met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment en compte du degré de sensibilité des renseignements personnels, de la finalité de la collecte, de la quantité, du localisation et du support.
2. Le Cabinet gère les droits d’accès des membres de son personnel afin que seuls ceux soumis à un engagement de confidentialité et ayant besoin d’y accéder dans le cadre des fonctions aient accès aux renseignements personnels.

INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

13.1 Tout Incident de confidentialité est pris en charge conformément à la procédure établie au Cabinet. Le Cabinet prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

13.2 Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre des Incidents de confidentialité, conformément à l’article 7.1.6 de la présente Politique.

13.3 Si l’Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, le Cabinet avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

14.1 La protection des renseignements personnels que le Cabinet détient repose sur l’engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements et plus particulièrement sur les suivants :

• 1. Le RPRP :
• s’assure de la protection des renseignements personnels tout au long du Cycle de vie, de la collecte à la destruction;
• siège au Comité;
• se conforme aux exigences liées aux demandes d’accès ou de rectification, sous réserve des responsabilités dévolues au RAD, y compris :
• donner au requérant un avis de la date de réception de sa demande;
• aviser le requérant des délais et de son droit à la révision;
• répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités du Cabinet, dans un délai de 10 jours supplémentaires, après avoir avisé le requérant par écrit;
• prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés lorsque sa demande est imprécise;
• motiver tout refus d’acquiescer à une demande d’accès;
• à la demande du requérant, lui prêter assistance pour l’aider à comprendre la décision le concernant;
• rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au requérant. Elle doit être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s’appuie, le cas échéant, et d’un avis l’informant du recours en révision et indiquant notamment le délai dans lequel il peut être exercé;
• veiller à ce que le renseignement faisant l’objet de la demande soit conservé le temps requis pour permettre au requérant d’épuiser les recours prévus à la Loi;

   

  • supervise la tenue des registres énumérés à l’article 7 de la présente Politique;
  • participe à l’évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux conséquences anticipées de l’utilisation et à la probabilité que ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes;
  • le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité en lien avec la communication de renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de services confiés à des tiers conformément à l’article 6.3.2 de la présente Politique.

14.3 Le Comité

• veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des membres du personnel et des membres de la direction du Cabinet sur les obligations et les pratiques en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;
• élabore les principes de diffusion de l’information;

   

  • approuve la présente politique de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels;
  • émet des directives sur l’utilisation d’outils informatiques marketing impliquant la communication de données ou le profilage;
  • identifie les principaux risques en matière de protection de renseignements personnels et en avise la direction afin que des mesures correctives soient proposées;
  • approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des renseignements personnels qui auront été établis;
  • émet des directives pour la protection des renseignements personnels, notamment pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l’extérieur du Québec;
  • est consulté, dès le début d’un projet et aux fins de l’ÉFVP, pour tous les projets d’acquisition, de développement et de refonte des systèmes d’information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels :
• veille à ce que la réalisation de l’ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à la distribution des renseignements et au support sur lequel ils seront hébergés;
• le cas échéant, s’assure que le projet permet de communiquer à la Personne concernée les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d’elle dans un format technologique structuré et couramment utilisé;

   

  • escalades recommandations qui ne sont pas suivies au RPRP;
  • doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les renseignements personnels et conseiller le Cabinet quant aux suites à y donner;
  • revoit la procédure de réponse dans l’éventualité d’un Incident de confidentialité;
  • revoit les règles pour la collecte et la conservation des renseignements personnels provenant de sondages, conformément aux conditions et politiques de la plateforme Trait d’union;
  • revoit toute question d’intérêt touchant la protection des renseignements personnels;
  • revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s’assure du respect de la vie privée dans le cadre de son utilisation.

14.4 Toute personne qui traite des renseignements personnels que le Cabinet détient :

• agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente Politique à ses activités;
• n’accède qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice de ses fonctions;
• n’intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à l’accomplissement de ses fonctions;
• conserve ces dossiers de manière que seules les personnes autorisées y aient accès;
• protège l’accès aux Renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a accès par un mot de passe;
• s’abstient de communiquer les Renseignements personnels dont elle prend connaissance dans l’exercice de ses fonctions, à moins d’être dûment autorisée au faire;
• s’abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses fonctions et maintient ses obligations de confidentialité;
• détruit tout renseignement personnel conformément à la procédure à la Politique de gestion documentaire et des archives du Cabinet;
• participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de protection des renseignements personnels qui lui sont destinées;
• signale tout manquement, Incident de confidentialité ou toute autre situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité, l’intégrité ou la confidentialité de renseignements personnels conformément à la procédure établie par le Cabinet.

ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION

15.1 Le Cabinet offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en matière de protection des renseignements personnels soit par des réunions d’information ou des formations web.

SANCTIONS

16.1 Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le cadre normatif applicable.

MISE À JOUR

17.1 De manière à suivre l’évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des renseignements personnels et à améliorer le programme de protection des renseignements personnels du Cabinet, la présente Politique pourra être mise à jour au besoin. La version la plus récente est disponible sur le site Web du Cabinet.

ENTRÉE EN VIGUEUR

18.1 La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil du Cabinet.

Préparée par : Andry Rafolisy, CPA, Associé

Approuvée par : Vero Raoelina, Associée

Le 22 décembre 2023